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Marketing

Comment automatiser son Marketing ?

OoCRM vous aide à structurer vos actions de prospection, par exemple lorsque vous gérez vos prospects dans le module Pistes.

Vous avez acheté un fichier de contacts et souhaitez les qualifier ? Créez une campagne Marketing dans le module Campagne et faites connaître vos produits ou services !

Enfin, vous pouvez enregistrer automatiquement les personnes qui s’inscrivent sur votre site Internet grâce à la fonction Web-à-Pistes.

Gérer ses Pistes

Le module Pistes permet la création rapide de nouveaux Prospects. Vous pouvez assigner une piste à un propriétaire (vendeur, équipe…) et renseigner son origine (bouche à oreille, site web, salon…). Lorsque la piste est prête à contractualiser, vous pouvez la transformer d’un simple « clic » en Contact appartenant à un Partenaire.

Autres fonctionnalités du module :

• Associer une Piste à un produit/service de l’entreprise
• Inclure une Piste dans une campagne Marketing
• Créer une Activité (appel, réunion, rendez-vous…) pour cette Piste
• Renseigner une probabilité de transformation, un état d’esprit et une priorité

Vous pouvez voir les pistes par propriétaire (personne, équipe…) ou par état (ouvertes, clôturées…). Pour le suivi des performances, vous disposez d’un historique des transactions et d’un nombre important de rapports (Pistes par propriétaire et par état…).

Lancer des Campagnes Marketing  (Le modules "Campagnes" est en version Bêta)

Le module Campagne vous permet de créer, lancer et gérer une campagne marketing dont l’objectif peut être la transformation de Pistes (Prospects) en Contacts (Clients), la diffusion d’une newsletter ou la gestion d’actions de communication ponctuelles ou récurrentes.

Le module Campagne d’OoCRM permet la gestion de campagnes marketing de type email ou courrier pour couvrir la majorité des canaux de diffusion.

Fonctionnalités marquantes du module :

• Création de listes de diffusion multiprofils (Pistes, Contacts…)
• Gestion de modèles d’envois (Template) pour une automatisation des envois
• Incorporation de Trackers web (clics) pour suivre les résultats de vos campagnes marketing

La gestion des campagnes est facilitée par l’utilisation de vues présentant les campagnes par état (en cours, fermées, brouillons…).

Vous disposez d’un nombre important de rapports prédéfinis pour le suivi des performances et des résultats de vos campagnes. Les rapports permettent également le contrôle des campagnes suivant les budgets assignés.

Utiliser la puissance des formulaires Web-à-Pistes (Ajax form)

OoCRM vous offre la possibilité de créer des formulaires que vos prospects, clients ou contacts pourront remplir en ligne avec un enregistrement des informations saisies directement dans OoCRM.

C’est un outil vous permettant d’éditer un formulaire à partir de champs de saisie (nom, email…) présents dans OoCRM et qui sera inséré dans une page web (sur votre site web par exemple). Le formulaire pourra contenir des informations pré remplies et des informations à saisir.

La mise en place de formulaires intégrés à OoCRM procure un gain de temps important en automatisant la saisie des nouveaux contacts dans le CRM.

C’est l’outil idéal pour la captation de prospects à partir d’Internet !

Pilotage des Ventes

Comment gérer ses ventes ?

OoCRM est destiné à rendre efficace votre gestion commerciale grâce à l’utilisation de workflows optimisés.

Vous avez des Contacts qui appartiennent à plusieurs Partenaires (entreprises, associations…) ? Vos Partenaires sont à la fois clients et fournisseurs ? OoCRM via le module Partenaires permet une flexibilité dans les statuts, états et évolutions de ceux-ci.

Vous identifiez une opportunité, en 1 clic vous pouvez la transformer en devis, puis, le cas échéant, en faire une commande. Les doubles saisies n’existent plus !

OoCRM c’est un seul progiciel pour gérer vos contacts, vos devis et vos commandes.

Gérer ses Partenaires et ses Contacts

Le module Partenaires vous permet de générer des Contacts (personnes) associés à des Partenaires (client, fournisseur, autre…). Vous pouvez créer des Partenaires et leur assigner des listes de prix pour des produits/services de votre entreprise.

Autres fonctionnalités du module :

• Associer un Partenaire à plusieurs contacts et inversement
• Catégoriser les Partenaires (gestion par catégorie)
• Disposer de l’historique des événements avec le Partenaire
• Suivre les paiements/factures du Partenaire
• Générer des envois (emails, SMS…) pour le Partenaire

Vous disposez de nombreux rapports et de vues vous permettant de trier rapidement les Partenaires par type et par catégorie. Vous pouvez configurer rapidement les champs des partenaires en utilisant des outils de configuration préétablis.

Identifier des Opportunités

Le module Opportunités vous permet de créer une affaire, de l’assigner à un membre de votre entreprise et d’en estimer les revenus prévus et la probabilité de transformation. L’opportunité d’affaires peut être associée à un partenaire ou un contact.

Autres fonctionnalités du module :

• Lier l’opportunité avec un produit/service de votre entreprise
• Associer l’opportunité à des Pistes
• Suivre l’historique de l’opportunité
• Créer une activité pour cette opportunité

Une opportunité peut être transformée en devis lorsque le Partenaire/Contact/Piste émet un souhait d’achat. De nombreuses vues existent en standard pour présenter les opportunités par propriétaire. L’analyse poussée des performances est facilitée par le nombre élevé de rapports.

Organiser ses Activités

Le module Activités permet de planifier une réunion et un appel sortant ainsi que de renseigner un appel entrant et de créer une nouvelle tâche.

Autres fonctionnalités du module :

• Attribuer des activités à des personnes de l’entreprise
• Inviter des participants (internes et externes)
• Disposer de l’historique des activités et des invitations
• Configurer et segmenter les activités

Vous disposez de nombreuses vues présentant les activités par propriétaire, les invitations et les activités par état. Des rapports variés sont disponibles dont des rapports par périodicité pour une analyse approfondie.

Organiser son catalogue Produits

Le module Produits permet la création de produits et services vendus par votre entreprise. Vous gérez votre catalogue produits et pouvez y associer des listes de prix (par client et groupe de clients).

Autres fonctionnalités du module :

• Création de produits par unité de mesure
• Gestion des propriétés de stockage pour les produits physique
• Gestion des services
• Création de version de liste de prix (saisonnière, par quantité… avec règles de prix)

Les produits et services sont incorporés dans la gestion des stocks. L’utilisation de listes de prix permet la gestion aisée et la mise à jour rapide des prix lorsque vous avez une gamme de produits avec des variantes.

De même, les listes de prix permettent une automatisation du calcul des tarifs pour les devis en fonction du client ou groupe de clients choisis.

Gérer les ventes

Le module Gestion des ventes permet d’établir des devis et de les associer à une opportunité existante. Lorsque le devis est accepté par le client, vous pouvez le transformer en commande.

Autres fonctionnalités du module :

• Imputation sur des comptes analytiques
• Gestion globale par ligne de commande
• Configuration d’un magasin de stockage (physique ou virtuel)

Vous disposez de nombreux rapports d’analyse, ce qui vous permet de suivre finement l’évolution de vos ventes. La visualisation sous forme de liste de vos commandes et vos factures vous permet un tri rapide suivant vos critères de priorité.

Le module dispose d'un outil de prévision des ventes par objectifs assignés à un vendeur ou à une équipe. Les prévisions peuvent être basées sur des montants (vendus, facturés…) ou sur des quantités (d’opportunités, de cas…). Les prévisions sont filtrées par cas ou catégories de cas, par produits, par catégories de produits ou par état de progression.

Pour mesurer dynamiquement la performance de vos équipes de vente par rapport aux objectifs, vous disposez d’un outil avancé de la mesure de la performance. Cet outil utilise des règles de performance que vous établissez. Avec cet outil, vous fournissez à vos équipes un indicateur de performance en continu.

Gestion du Support

Offrir un service de qualité à ses Clients ?

OoCRM vous permet d’automatiser les réponses à vos clients, prospects ou utilisateurs tout en gardant un degré élevé de personnalisation des réponses.

Vos réponses sont souvent liées à un même sujet ? Vous pouvez grâce à une classification par niveaux des demandes réutiliser les réponses préétablies de la FAQ.

Vous avez un service de support dédié ? Vous pouvez suivre le travail des agents individuellement ou par équipe grâce au Calendrier Support et enfin, vous pouvez mesurer la performance du service en utilisant les nombreux rapports préexistants.

Gérer les demandes par Tickets

Le module Support vous permet de gérer des requêtes entrantes venant de vos partenaires, de vos clients, des utilisateurs de vos produits et services et tout autre profil collaborant avec votre entreprise.

L’utilisation de tickets rend flexible la gestion des requêtes entrantes. En effet, vous pouvez assigner à un ticket un statut afin de l’utiliser dans la phase de service client ou dans la phase commerciale.

Par exemple, vous pouvez créer un Ticket pour une demande d’information concernant un devis (phase de vente).

Le module Support, utilise la classification par FAQ. Vous pouvez utiliser des réponses pré-remplies tout en les personnalisant.

Autres fonctionnalités du module :

• Suivi des tickets ouverts pour un Contact/Partenaire
• Contrôle du temps passé pour la réponse et imputation sur des contrats ou forfait d’assistance
• Création d’activités depuis un ticket
• Suivre l’historique des réponses au ticket

Les fonctionnalités de Tickets permettent de lier à un ticket d’autres tickets, des produits, des contacts, des partenaires ou des activités. La liaison est à double sens.

Vous pouvez visualiser vos tickets et ceux de votre équipe qu’ils soient assignés ou non.

Enfin, vous disposez de rapports pour contrôler l’efficacité du support.

Qualifier les réponses par FAQ

Le module Support vous permet de qualifier les demandes entrantes en fonction du niveau de réponse à y apporter grâce à un classement par FAQ (Foire Aux Questions).

Lorsqu’un ticket est créé, vous pouvez lui attribuer 4 niveaux de FAQ afin de le classer pour un traitement automatisé.

Le classement par niveau de FAQ est ensuite utilisé dans la réponse.

La qualification des tickets permet un traitement standard des réponses et réutilise le savoir accumulé par les personnes répondant aux demandes.

Grâce au processus de qualification par FAQ, vous diminuez considérablement le temps d’apprentissage des nouvelles personnes dédiées au Support de vos clients.

Offrir à vos clients un portail d’enregistrement des tickets

Le module Portail Ticket permet à des utilisateurs externes à votre entreprise d’enregistrer des demandes (tickets) directement dans votre système.

Les Tickets entrants sont qualifiés par une section définie et peuvent avoir des règles de traitement.

Vos équipes de support deviennent plus efficaces. Par exemple, vos ressources n’ont plus à saisir des demandes formulées sur votre site web, car les demandes seront enregistrées, au bon format, directement par l’utilisateur.

Organiser le support visuellement

Dans le module Support, vous disposez d’un Calendrier dédié à la gestion des Tickets.

Vous visualisez rapidement les tickets qui vous sont assignés ainsi que ceux de votre équipe. À partir du calendrier, vous pouvez créer un nouveau ticket. L’interface vous permet également de déplacer les tickets par drag & drop et donc de répartir la charge de travail visuellement.

Le calendrier dans le module Support est indépendant du calendrier général.

Collaboration

Comment collaborer dans OoCRM ?

OoCRM offre de nombreux outils ainsi que diverses fonctionnalités pour augmenter l’interaction entre votre entreprise et ses partenaires.

Vous souhaitez collaborer efficacement ? Un module est dédié à la gestion de projet, votre agenda réservé est totalement interfacé avec le CRM et ceux de vos collègues. Vous disposez également d’un gestionnaire de courriels dans OoCRM et d’un outil de gestion documentaire. Enfin, en termes de téléphonie, OoCRM dispose d’un Softphone (téléphone permettant les appels en VoIP) et d’un connecteur SIP.

Gérer des projets

OoCRM reprend le module Gestion de projet d’Open ERP.

Vous pouvez créer de nouveaux projets, y inclure des tâches et sous tâches. Vous pouvez associer un projet à un Partenaire et assigner des membres au projet.

Une tâche se compose de plusieurs « travaux » que vous pouvez assigner à différentes personnes, avec une gestion du temps correspondante.

Pour un projet, vous avez la possibilité d’utiliser un modèle d’email avec un haut de page et un pied de page personnalisé au projet et y inclure des variables (nom de la tâche pour laquelle vous communiquez…).

Autres fonctionnalités :

• Activation des Alertes pour le Chef de projet lorsqu’une tâche est terminée
• Possibilité d’alerter le partenaire par email lors de la fermeture d’une tâche
• Associer un compte analytique au projet pour le suivi budgétaire

Enfin, le module Gestion de projet donne la possibilité de créer une trame de projet, réutilisable pour les projets similaires et récurrents.

Gérer son agenda

Dans OoCRM vous disposez d’un calendrier personnalisé qui vous permet de voir vos activités par type (rendez-vous, appels entrants…).

Vous pouvez créer de nouvelles activités directement dans le calendrier. Vous pouvez également déplacer vos activités par glisser-déposer en 1 clic.

Autres fonctionnalités :

• Affichage mensuel, hebdomadaire ou journalier du calendrier
• Afficher vos activités par type (appels sortants, rendez-vous…)

Enfin, votre calendrier est partagé, ainsi que ceux de vos collaborateurs ce qui vous permet d’être informé des disponibilités de chacun.

Utiliser le client de messagerie intégré

Vous disposez dans OoCRM d’un gestionnaire de courriels totalement intégré à votre progiciel.

Cette application vous permet de réaliser toutes les actions d’un gestionnaire d’emails standard. Vous disposez en plus, d’une intégration totale avec un progiciel de gestion.

Le Webmail permet :

• D’envoyer, de recevoir, de transférer, de répondre et de chercher des emails
• De gérer plusieurs comptes email
• De déplacer les emails par « glisser-déposer » (drag & drop)
• D’être informé à la réception de nouveaux emails
• D’attacher des pièces jointes :
  • Présentes sur votre PC en local
  • Provenant d’objets d’OoCRM
  • De rapports générés par OoCRM
• De gérer vos contacts et de les synchroniser avec les Contacts/Partenaires d’OoCRM
• De définir des filtres de classements sur les emails
• De gérer les répertoires et sous-dossiers

De plus, le webmail permet la création des modèles d’envois (template) pour tous les modules d’OoCRM directement depuis une interface accessible dans le Webmail.

Grâce à son intégration totale dans OoCRM, le Webmail vous permet d’envoyer des emails depuis un module de travail et d'y joindre directement la pièce jointe sur laquelle vous travaillez (ex. envoyer un devis depuis la vue « Mes devis »).

Téléphoner depuis OoCRM

OoCRM dispose d’un Softphone pour vous offrir un confort supplémentaire dans les phases d’appels de vos clients ou collaborateurs.

OoCRM Softphone utilise la technologie VoIP qui est la plus répandue actuellement dans la téléphonie sur Internet. OoCRM Softphone est compatible avec la majorité des « Boxes » ADSL du marché.

Le Softphone d’OoCRM est un téléphone virtuel vous permettant de passer des appels et d’être appelé depuis OoCRM.

Vous pouvez appeler un contact depuis sa fiche ou depuis la liste de tous vos contacts.

Vous pouvez également téléphoner depuis le Tableau de bord, dans la partie réservée à l’affichage de vos derniers Contacts ou Pistes.

Lorsque vous émettez ou recevez un appel, OoCRM Softphone reconnaît le numéro et vous ouvre la fiche correspondante (vierge dans le cas d’un numéro non enregistré) ce qui vous permet de visualiser les informations essentielles de votre contact.

Lorsque l’appel est terminé, OoCRM vous ouvre automatiquement une fiche pour saisir une activité relative à l’appel.

OoCRM vous offre également la possibilité d’utiliser un connecteur SIP, compatible avec l’offre téléphonie d’OVH.

Gestion de document

Le module Gestion des documents vous permet de gérer les fichiers téléchargés sur votre base de données OoCRM via une interface de gestion. Vous pouvez organiser, télécharger et charger des documents sous différents formats, les joindre à vos activités, opportunités, contacts, pistes…

Vous accédez à vos documents via une connexion FTP, avec possibilité d’utiliser un client de téléchargement classique sans être connecté à votre base de données OoCRM. Ceci vous offre une grande flexibilité dans la gestion de vos documents. Vous pouvez structurer rapidement vos répertoires de stockage à l’aide d’une fonction dédiée.

Le module Gestion des documents permet également la gestion du Wiki OoCRM. Comme un Wiki standard, vous pouvez créer des pages de connaissances, les archiver, les prioriser et les partager avec les différents utilisateurs d’OoCRM. Le Wiki permet de créer des groupes de Wikis destinés à des profils d’utilisateurs différents.

Paramètrage et Reporting

Comment adapter OoCRM à votre métier ?

De très nombreux modules fonctionnels sont disponibles de base sur OoCRM. Les modules couvrent toutes les fonctionnalités d’un CRM avancé.

Pour vous offrir un confort d’utilisation supplémentaire, nous avons bâti OoCRM pour qu’il soit facilement paramétrable.

Vous pouvez par exemple organiser l’affichage des informations sur votre tableau de bord pour qu’elles correspondent à vos attentes quotidiennes. Vous avez des habitudes dans la navigation sur OoCRM, vous pouvez configurer en 1 clic votre Menu personnel.

Le Tableau de bord

Le module Tableau de bord permet aux utilisateurs de configurer rapidement des éléments de reporting. Ils pourront les afficher sur leur page d’accueil personnalisée ou y accéder via le module Tableau de bord dans le menu principal.

De base sont configurés deux tableaux de bord (version courte et version longue). Vous avez la possibilité de créer des tableaux de bord par activité (par exemple Campagnes marketing) et de les afficher dans le module correspondant.

Vous pouvez organiser votre Tableau de bord en déplaçant les éléments affichés par simple glisser-déposer.

En un coup d’œil, vous avez à disposition le suivi de votre travail !

Utiliser des Rapports

OoCRM propose de nombreux rapports. Toutes les activités réalisables sur OoCRM sont associées à des rapports. Vous disposez d’informations étendues et précises sur vos activités qu’elles soient récurrentes ou ponctuelles. Les rapports vous permettent de contrôler les performances de votre entreprise.

Les rapports sont également des supports de présentation efficaces permettant l’échange autour de vos processus entre vos collaborateurs, clients et partenaires. Ils sont générés en PDF et facilement transférables.

Les rapports d’OoCRM peuvent être des graphiques ou des listes de données. Les rapports fournissent toujours des représentations explicites et pertinentes de votre activité.

L’analyse des processus et performances de votre entreprise est une composante de base d’OoCRM.

Gerer vos flux de travail (workflows)

OoCRM intègre des processus de travail (workflows) pour les principales tâches de la Gestion de la Relation Client. Via une interface graphique simple d’utilisation, OoCRM vous donne la possibilité de paramétrer les flux de travail.

À tout moment, vous pouvez modifier les étapes pour réaliser une action. Par exemple, dans une vente de produits de votre entreprise, vous pouvez ajouter un jalon de validation par le directeur commercial de toutes les commandes supérieures à un certain montant.

La modification des flux est réalisable dans la vue courante dans laquelle vous travaillez.

La visualisation des Workflows et leurs modifications aisées vous donnent l’avantage de maîtriser vos processus et de les modifier en cas de changements ou de mise à jour. Vous bénéficiez d’une grande flexibilité et d’un dynamisme impressionnant !

Personnaliser "My Menu" menu déroulant des Raccourcis

Dans OoCRM vous disposez d’une barre de menu « Raccourcis ». Vous pouvez y ajouter des accès directs à vos modules, vues et objets les plus utilisés. Chaque "My Menu" est spécifique à un utilisateur, procurant un grand confort d’utilisation.

L’utilisation d’une "barre de raccourcis" déroulante à plusieurs niveaux permet à l’utilisateur de s’approprier le progiciel en l’adaptant à ses habitudes de travail. La finalité recherchée est la satisfaction de l’utilisateur pour que celui-ci utilise totalement OoCRM.

Importer et Exporter des données

OoCRM intègre un outil d’Importation et d’Exportation des données accessible depuis toutes les vues qui proposent un affichage des informations sous forme de liste.

Lors de la migration vers OoCRM, vous pouvez mettre en forme vos anciennes données et les importer facilement dans OoCRM.

De plus, OoCRM propose un assistant (wizard) permettant l’importation sous forme de données de vos tableurs (Excel…) facilitant encore plus les migrations et mise à jour de vos données.

Administrer dans OoCRM

Les administrateurs disposent avec l’interface d’OoCRM d’outils ergonomiques et intuitifs pour créer et gérer les utilisateurs du progiciel. Vous pouvez assigner des droits d’utilisation à des utilisateurs ou groupe d’utilisateurs. Inversement, vous pouvez mettre en place des restrictions d’utilisation à des objets, vues ou enregistrements.

Vous disposez également de tous les outils de paramétrage et de développement réunis dans le module Administration.

Enfin, vous pouvez gérer la maintenance de votre progiciel, la traduction et l’ajout ou suppression de modules à partir du module Administration d’OoCRM.